Geschäftsbelege einfach und sicher verwalten

Erste Schritte

1. Firmendaten, Bankverbindung und MwSt.-Einstellungen erfassen.
2. Optional ein Firmenlogo für die PDF-Dokumente hochladen.
3. Kunden unter Kunden erfassen.
4. Unter Dokument erfassen den gewünschten Dokumenttyp auswählen.
5. Dokument speichern und anschliessend Positionen erfassen.
6. Dokument ausstellen und als PDF herunterladen.

Dokumenttypen und Tarife

BelegOne Light:

• Rechnungen
• Quittungen
• Gutschriften

BelegOne Business:

• Alle Funktionen aus Light
• Offerten
• Lieferscheine
• Umwandlung von Offerten und Lieferscheinen in Rechnungen
• Buchhaltungsbereich mit CSV-Export

Einzelpreise Netto oder Brutto

Unter Einstellungen kann der Standard für neue Dokumente festgelegt werden.

Beim Erfassen eines Dokuments kann zwischen Netto und Brutto gewählt werden.

• Netto: Der Einzelpreis wird ohne MwSt. eingegeben.
• Brutto: Der Einzelpreis enthält bereits die MwSt.
• Die Preisart gilt für alle Positionen des Dokuments.
• Sobald eine Position vorhanden ist, kann die Preisart nicht mehr geändert werden.
• Nach dem Löschen aller Positionen ist die Auswahl wieder möglich.

Mehrwertsteuer

Unter Einstellungen wird festgelegt, ob der Mandant mehrwertsteuerpflichtig ist.

• Bei aktiver MwSt. wird der passende MwSt.-Satz pro Position ausgewählt.
• Bei deaktivierter MwSt. werden Positionen ohne MwSt. erfasst.
• Die PDF-Dokumente werden automatisch entsprechend dargestellt.
• Die MwSt.-Nummer wird nur bei aktiver MwSt. ausgegeben.

Dokumentstatus

Entwurf: Das Dokument und seine Positionen können noch bearbeitet werden.

Ausgestellt: Das Dokument erhält eine Dokumentnummer und ist abgeschlossen.

Storniert: Das Dokument wurde aufgehoben und darf nicht mehr verwendet werden.

Umwandlung in eine Rechnung

Diese Funktion steht in BelegOne Business zur Verfügung.

• Ausgestellte Offerten können in Rechnungen umgewandelt werden.
• Ausgestellte Lieferscheine können in Rechnungen umgewandelt werden.
• Dokumentdaten, Positionen und Preisart werden übernommen.
• Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten.

Buchhaltung und CSV-Export

Der Buchhaltungsbereich steht ausschliesslich in BelegOne Business zur Verfügung.

• Berücksichtigt werden ausgestellte Rechnungen, Quittungen und Gutschriften.
• Die Belege können nach Typ, Nummer, Datum, Kunde, Betrag und Status gesucht werden.
• Der CSV-Export enthält nur noch nicht übermittelte Belege.
• Nach erfolgreichem Export werden die Belege als übermittelt gekennzeichnet.
• Gutschriften werden mit negativen Beträgen exportiert.

Datensicherung

Der vollständige Mandantenexport steht in Light und Business zur Verfügung.

• Der Export kann nur durch den Mandanteninhaber ausgeführt werden.
• Enthalten sind Kunden, Dokumente, Positionen und Firmeneinstellungen.
• Hochgeladene Dateien und neu erzeugte PDF-Dokumente werden mitgeliefert.
• Das ZIP-Archiv enthält Exportinformationen und SHA256-Prüfsummen.
• Der Export dient als zusätzliche kundenseitige Sicherungsmöglichkeit. Unabhängig davon erstellt der Betreiber regelmässig automatische Sicherungen des gesamten BelegOne-Systems.

Support

Bei technischen Problemen oder Fragen:

E-Mail: support@cn1.ch

Webseite: www.cn1.ch